為什么要驗廠?(驗廠的意義)：

驗廠又叫工廠審核，俗稱查廠，簡單的理解就是檢查工廠。一般分為人權驗廠(社會責任驗廠)、品質驗廠(質量技術驗廠)、反恐驗廠(供應鏈安全驗廠)等等。很多客戶希望供應商在質量、社會責任(人權)、反恐等方面的管理體系達到一定的要求，因此在下訂單之前會自己或者委托第三方公證行檢查工廠狀況，在確認工廠沒有大的、嚴重的問題存在后，才能夠將工廠納入為到合格供應商名單，才會下訂單并長期合作。即按照一定的標準對工廠進行審核或評估。企業“驗廠”活動已經在中國的出口企業中普及，接受跨國公司和中介機構“驗廠”。

一、將驗廠要求變成管理標準，以不變應萬變

　　供應商們之所以抱怨“驗廠”，是因為驗廠成為了他們的沉重負擔。不僅新客戶要驗廠，老客戶更是每年復驗。一接到客戶的驗廠通知，工廠頓時全民皆兵，全廠開始手忙腳亂的審前“整改”。然而，臨時抱佛腳的效果并不好，不但不能保證通過，還會影響工廠正常的生產秩序。以質量驗廠中的倉庫管理為例，不少工廠因為平時疏于管理，庫存堆放高度大大超過標準。所以不得不在驗廠前一天晚上，加班加點搬運整理庫存，將高出部分的紙箱堆往別處。結果第二天驗廠時，還是發現了不符點——堆倉高度是正確了，可是庫存吊卡的數量忘記修改，導致記錄數和實物數不符，這樣的例子在社會責任審計中也時有發生。有工廠周日超時加班，自以為在驗廠前已將考勤記錄修改得天衣無縫，但食堂在周日的采購記錄顯示該日的采購量為全廠工人的伙食量，即暴露了全場周日加班的事實。由上述例子我們可以看到，臨時“應付”不能從根本上解決問題，供應商要想從驗廠中真正解脫出來，只有把驗廠要求納入日常管理規范中。客戶驗廠有怎樣的要求，工廠平時就怎樣管理。臨到驗廠，工廠也無需采取大動作來整改，客戶看到的情況就是工廠平時管理的最真實情況。

　二、　做好預審工作，避免反復整改

　　一般來說，工廠完成初次驗廠和相關整改大概需要歷時5－6個月，有些甚至要達到一年以上，但也有少數工廠用兩個月就可以達到買家全部審核要求。固然，這些差別的產生和工廠自身的管理水平、硬件條件、人員素質都脫不了干系，但是工廠能否做好自身的預審工作卻是更為重要的影響因素。完整的預審工作至少要包含以下幾個步驟：

　　1、建立工廠預審小組。

　　預審和自發整改不僅會涉及廠內多個部門，還可能持續相當長的一段時間。預審工作往往因為部門間的各自為政而停滯不前。這期間，一個跟進買家驗廠要求，統籌協調的預審小組是必不可少的。工廠高層領導應該授權并大力支持該預審小組，以便其可以順利調配人力物力，完成預審和整改任務。

　　2、熟悉驗廠條款內容。

　　作為預審小組的成員不僅要清楚每條的內容，還要知道評分標準，以及各條款在總評分中的權重。權重可以幫助供應商知道哪些條款是不可逾越的雷池，比如“使用童工”是各種社會責任審計中的“炸彈”，即便工廠其它各項都達標，只要觸碰該“禁區”，則“必死無疑”，大多數買家發現供應商有這種情況，基本不會給第二次機會。這里還需指出，每個買家都有各自檢驗方式和標準，經驗再豐富的工廠在面對新客戶時也須逐條確認驗廠要求。舉例來講，買家A的周工時上限是72小時，而買家B的周工時上限是60小時。此時，通過A驗廠的供應商只有兩個選擇，要么整改工時達到B的要求，要么放棄B這個客戶。而這種整改很費時，絕非一兩個月可以完成。所以，供應商應在正式審計前三個月就拿到買家的審核標準，有可能的話，應該盡早地獲得并溝通這部分信息。供應商越早熟悉條款，則越早清楚自身情況和驗廠要求之間的差距，也就越早清楚整改難度。而這種難度將直接影響到之后的預審工作的計劃。

　　3、制定工作計劃。

　　為了保障預審工作的有效率進行，審計、整改、培訓、溝通會議等一系列工作必須有一個計劃來統籌安排。該計劃不僅要約束各項工作的時間節點，指明各項工作的責任人，還要擁有一定的彈性。各時間節點間的間隔可以視實際操作進程而定，進行順利可以相應縮短，反之則可延長，但全部整改的完成節點至少設在正式審計的前一周。

　　4、人員培訓。

　　預審小組成員理解全部驗廠條款后，再將這部分內容給相關部門員工做培訓，并跟蹤其落實情況。員工培訓的頻次和內容都將依據每次預審后的結果作調整。初期階段的培訓基本上是向不同部門員工作相關條款的解釋，之后的培訓內容可能針對每次預審發現的問題有針對性地細化、具體化。如果供應商擔心自己曲解條款要求，不妨邀請買家來做初次培訓。

　　5、執行預審，跟進整改。

　　一般預審由預審小組成員充當審計員的角色，按照驗廠條款逐一檢查。缺乏驗廠經驗的供應商也可請第三方機構來做第一次預審和相關輔導。但是無論誰來做預審，供應商必須將每次預審當作正式審計來看待。每次預審中發現的不符點都要及時整改，切莫成為下次審計的“歷史遺留問題”。

　三、　驗廠前的準備

　　1）研究客戶的調查文件（即以前自己填寫過的），確認審核的目的（有側重點如質量、或環境等），確認審核的標準的審查的范圍。

　　2）確認審核日期和時間，審核員人數，前者是商量確定的。

　　3）確認需提供的資料及相關的文件支持（比如發放勞動合同和員工手冊的記錄）

　　4）安排一次模擬審核，過程與方法應與實際審核相同，從中自行找到不合格點并盡快糾正。

　　5）安排好陪同人員

　　A.首次會議人員，應是主要負責人及人事部、會計部、品管部負責人，管理者代表，并互作介紹，以示重視。

　　B.看廠時的陪同人員可以是行政人員和品管部負責人，同時有一位文員相隨，以隨時通知相關部門負責人到本部門門口迎接、陪同并解答問題。

　　C.文件檢查時的陪同人員應包括會計負責人，人事部負責人及文件檔案管理人員，主要負責人也應在場，以回答有關工廠運作方面的問題。

　　D.與工人面談時，人事文員應在談話室附近組織安排

　　E.審核員在整理文件時，人事文員應經常去看看，以了解審核員的需求，若有復印的資料，應及時安排

　　F.末次會議的陪同人員與首次會議相同。

　　驗廠過程中的配合

　　1）有問必答，清楚地向審核員介紹本廠的運作方式及政策及時回答相關問題

　　2）及時提供所有必要文件，不要拖拉抵制，否則審核員會以“資料提供不全”而記入不合格項。同時，你提供了全面的資料，也避免了審核員可能作出的片面或不利的判斷

　　3）對于審核員詢問的問題，一定要搞清楚，有不清楚的地方，一定要問明白，以免誤解。

　　4）出現不合格項，應盡量擔出相關的正面的支持性的文件作證據，解釋清楚，并再度征詢審核員的意見。如果確屬不合格問題，應立即研究糾正措施并提出整改計劃。

　　驗廠后的工作

　　1）研究不符合項的內容，調查發生的原因，設法采取補救和預防措施。

　　要注意，許多客戶都會把SA8000標準作為第一標準，凡SA8000標準不合格，就會成為致命不合格項，有的客戶就這樣指明：“如任何有關SA8000方面的重要問題不合格，則無論其他方面得分是多少，這個工廠將會自動地被評為不合格。”

　　2）盡快提供糾正計劃及時間，并在審核員規定的時間內反饋。審核員會填寫一張一般包括如下幾方面的評估表：

　　A.質量管理系統：包括品管組織，質量政策，質量檢測系統及服務質量等方面

　　B.設施設備：包括生產車間的寬敞程度，采光通風情況，清潔衛生，測量系統，記錄的完備等

　　C.原材料的控制：包括供應商評價，原材料的質量控制程序及執行情況，原材料存放，不合格材料的檢查記錄及監控

　　D.生產過程操作及控制：包括生產流程圖，現場操作指令，生產前板的確認，生產過程中對產品的保護是否充分，現場的品質檢測，以及是否立即分離和標識不合格產品，以便返工，回收利用或銷毀。

　　E.最終檢驗及質量審核：包括最終產品檢驗程序和記錄，不合格記錄中的缺陷記錄，返工產品檢驗記錄

　　F.包裝及標簽控制：包括包裝上的標記是否傳達至工人，是否有書面指示，工人對防塵產品的包裝是否戴了手套，包裝上是否有批次編號以便追溯，客戶的投訴及服務資料，矯正措施等

　　G.項目相關性評估：包括對產能比的粗略估計

　　H.人力資源管理：包括員工職責、培訓、激勵等

　　I.社會責任

　　以上，除社會責任外，其余各項評分總和小于60分時，企業必須制訂糾正措施計劃。

　　3）逐步完善管理制度，使企業真正納入正規管理渠道。要設法引進先進的管理方法，推行標準化，人性化的管理制度，努力改善本企業自身的企業文化。

　　4）借助外界勢力，提出并推行企業整體性改善計劃。

　　企業的老板或高層管理人員之間，往往因接觸的機會較多，叫做太了解了，因而形成不了權威性意見。在驗廠問題上，企業應該尋求專業咨詢公司意見，請專業人員系統評估工廠的管理制度和現狀，引進國內外先進企業的做法，從而整體提高企業的管理水平。

　　當然，花錢請外界力量，許多老板是不愿意的。他們常想“我不懂你那一套，但是我發財了，你一套一套的，全是賣嘴皮子，所以你發不了財。一個發不了財的公司有什么資格在我面前指手劃腳？”這種時候，老板應想到“旁觀者清”聽聽別人的意見，常常是有益無損的。

　　5）定期進行內部審核，及時糾正存在的問題，使審核日常化，從而進一步改善管理制度和責任制度，使之高標準、系統化。

　　注意事項

　　1.如果不是突擊驗廠，可事先與驗廠人員就驗廠標準和驗廠程序做一個初步溝通。

　　2.當驗廠人員提出驗廠，不得拒絕，否則容易被取消資格。

　　3.最好不要通過送禮或消費等方式拉攏驗廠人員，否則會被對方認為有賄賂的嫌疑。

　　4.驗廠人員出示文件清單后，應立即提供相關文件，不得讓對方久候。

　　5.一次驗廠不合格，只要不是致命問題，可根據驗廠報告上的整改意見對工廠進行改進后再約第二次驗廠。