一、 ISO9000認(rèn)證文件的作廢與銷毀

A 所有失效或作廢文件由相關(guān)部門及時從所有發(fā)放或使用場所撤出，交回辦公室，并填寫《文件發(fā)放、回收記錄表》，防止作廢文件的非預(yù)期使用。

B 為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應(yīng)加蓋“作廢”章后留存。

C 對要銷毀的作廢文件，由綜合部填寫寧波ISO9000認(rèn)證文件銷毀申請單，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由辦公室負(fù)責(zé)銷毀。

組織應(yīng)根據(jù)ISO9000質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文件管控，在文件管理方面應(yīng)做好：

1、ISO9000質(zhì)量體系文件須經(jīng)審批才能生效，必要時對文件進(jìn)行評審和更新，并再次批準(zhǔn)。

2、文件應(yīng)清晰可辨，具備可操作性、系統(tǒng)性、規(guī)范性、有效性。

3、編制受控文件清單，ISO9000質(zhì)量體系文件應(yīng)有標(biāo)識，確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別、在使用處可獲得適用文件的有效版本。

4、確保外來文件（包括法律法規(guī)）得到識別并控制分發(fā)。

5、防止作廢文件的非預(yù)期使用。

二、ISO9000認(rèn)證文件的查閱、借閱、復(fù)制

查閱文件由辦公室文員根據(jù)受控文件清單進(jìn)行，保密性文件須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。借閱、復(fù)制與質(zhì)量環(huán)境管理體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫《文件借閱、復(fù)制登記表》，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審批后借閱、復(fù)制。復(fù)制的受控文件必須由辦公室登記編號。

ISO9000文件應(yīng)發(fā)放到所有需要使用文件的場合:

1?ISO9000文件發(fā)放的充分性現(xiàn)在需要使用文件之處可以獲得文件;

2?ISO9000文件發(fā)放的可追溯性體現(xiàn)在需要使用文件之處可獲得文件;

3?ISO9000文件發(fā)放的可追溯性體現(xiàn)在需要追溯時可追回?

ISO9000文件發(fā)放應(yīng)做好記錄,ISO9000記錄的完整性應(yīng)能保證:

1?在使用場所可追溯到每份文件的來源;

2?在文件管理部門可追溯到每份文件的去向;

3?通過記錄可追溯到ISO9000質(zhì)量管理體系文件修訂時的收回和重新發(fā)放的情況;

4?通過記錄可追溯到ISO9000質(zhì)量管理體系文件丟失或損壞時的補(bǔ)發(fā)情況;

5?通過記錄可追溯到文件作廢回收及處置情況,作為歷史資料保留的情況?

在使用現(xiàn)場應(yīng)對ISO9000文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋３?

1?使用者有責(zé)任在使用場所保管文件,紡織丟失;

2?ISO9000文件應(yīng)妥善保管,存放在不易丟失之處,需要保密的文件應(yīng)存放在合適的地方;

3?采用適當(dāng)方法(如:紙質(zhì)文件過塑?使用文件夾等)保護(hù)文件,免于損壞(破損?污染);

4?保持ISO9000文件清潔,防止在ISO9000質(zhì)量管理體系文件上隨意涂改或記載無關(guān)的文字,保證不影響文件閱讀?