第二講 審核準備和審核方法

一.質量體系審核的可以分為3個階段：

1）進行審核策劃、編制年度審核計劃、年度計劃、實施計劃（審核組成員、做審核準備、編制檢查表、確定審核準則、審核時間等）。

策劃不光是質量方面要進行策劃，任何工作中首先都要進行策劃。

2）實施現場審核：到各個部門去，按準備好的文件，實施現場審核，也就是現場的評價。

現場審核的目的：尋找符合與不符合標準的證據。不管是符合的還是不符合的，都要把有關過程的證據記錄下來，如果不符合要開具不符合報告。

只有符合標準的證據多，才能證明這個體系運行的好。

3）要有正式的審核報告（包括總體情況、分數情況、是否有效等）。證據要真實有效，對發現不符合的問題，最后還要采取糾正，并跟蹤糾正措施的實施情況。

二. 現場審核步驟：

1）召開首次會議：宣布審核的要求；注意事項；確定審核范圍；審核方法；保密（商業機密；技術機密）等；

2）現場檢查：檢閱各種文件，觀察操作等；

3）小組交流：各小組現場檢查后一定要進行交流；

4）與受審方溝通（對外審來講）

向有關主管領導匯報（對內審來講）：小組交流情況；

5）開末次會（內審）：把現場審核的情況要向受審核部門確認，宣讀不符合情況，以后讓受審核部門確認，宣讀最終結果，以后如何改，糾正措施的完成時間，對糾正措施進行驗證；

6）開據正式的審核報告，下發各個受審核部門。

一般內審糾正措施的時間不超過1個月，外審不超過2個月。

三.認證的三個階段：

1）初次評定：評定是否符合標準，達到認證注冊的目的；

2）監督審核：保持注冊資格；

目的是能一直達到初級評定的要求，還要提高

3）復評：3年證書到期要進行復評，審核的內容可能比初次評定要少一些

確定審核范圍首先要明確哪些服務可以做。

四.審核組的組成：

由資格的人員組成（通過培訓，取得內審員的資格）；

要任命一個審核組長（具有專業知識）

五. 內審員的職責：

1.按分布范圍按審核計劃、審核準則編制檢查表（簡單、實用、操作性強）；

2.按要求到現場收集客觀證據；

3.報告審核結果；

4.配合組長的工作；

5.驗證糾正措施的有效性

六.組長的職責：

1.文件的審查（整個）、外審：提審查意見；

2.資源的策劃、編制審核計劃（涉及的要素、涉及時間、人員、進度等）；

3.分配任務（確定審核員的專業，注意自己不能審自己區域的工作）；

4.審核控制：按規定的時間、進度進行審核（除特殊情況外）；

5.協調溝通：各個內審員和受審部門；

6.評價：在審核報告中體現出體系的問題；

7.報告結果；

8.組織人員進行跟蹤。

七.如何編制審核計劃：

審核計劃的內容包括：

1）明確審核的目的（內審：符合性或有效性）；

2）明確本次的審核范圍（可按部門，也可按過程）；

3）明確審核依據；

4）明確審核組成員及分工；

5）明確具體審核日期、時間；

6) 準備好審核的依據

審核的依據就是審核準則，內容包括：標準、體系文件、適用的法律法規（顧客投訴）、作業指導文件、程序文件等。

一般內審后進行一次正式的管理評審，然后第三方認證機構到現場審核。

八.審核的公證文件：

審核公證文件有檢查表、9000標準、法律法規的要求等等，其中檢查表是用來評價質量活動的。

九.檢查表的編制

檢查表應是留有記錄位置的表格，主要有備忘、提示性。能體現每個人的審核思路（是否了解這個過程的關鍵過程）或審核風格。

其作用是保持審核目標的明確性；保持審核的完整性、連續性；減少隨意性。組長應驗證其他組員編制的檢查表是否漏了過程。檢查表的編制一般有兩種方式，一是按過程編檢查表，它的好處是避免重復，審核的深度較好，但用時間較長。二是按部門編檢查表，它的好處是節省時間，但是審核的深度較差。在檢查表中審核的發現、抽樣、方法、審核的項目要在編檢查表中應有所體現。編制好的檢查表不應給受審方看。

十. 審核方法

編好檢查表后按規定的時間進行審核。發現有重大的偏離標準要求時，可適當延長時間。

審核通過交談、觀察、查閱各種文件和資料的方法取得客觀證據。

現場審核的主要內容：各種會議、收集客觀證據、開具不合格報告、提交審核報告，表格內容包括對體系有效性的評價、有效的證據進行概述、是否符合有關標準、實物質量能否達到顧客滿意。