審核記錄是收集審核證據(jù)并形成審核發(fā)現(xiàn)全過程的文字記載。

　　審核記錄是審核案卷中重要的一部分，它是認證機構作出認證決定的依據(jù)。需要時（如申請?zhí)幚?、驗證審核證據(jù)），審核記錄可以為追溯提供事實憑證，也可以為下次審核方案的策劃提供參考，使審核的連續(xù)性得到保證。

　　為使審核記錄滿足以上要求，審核記錄應包括足夠的細節(jié)，使它能反映受審核方質量管理體系的運行情況，判斷認證標準中的各項要求是否得到有效實施。記錄中應記有每個符合的審核發(fā)現(xiàn)及其支持的證據(jù)和每個不符合的審核發(fā)現(xiàn)及其支持的證據(jù)，用以支持認證決定的判斷。

　　為此，審核員在審核過程中應準確地、公正地、簡潔而又清晰地記下所收集到的各種證據(jù)，使記錄真實可靠。這是審核員的重要職責，也是認證行業(yè)對審核員的職業(yè)要求。熟練地作好記錄也是審核員的一種職業(yè)技能。審核記錄的好與壞，是衡量審核員水平的重要標志。作不好審核記錄的審核員，由于他不能如實記錄收集的證據(jù)，不能提供符合要求的、可信的審核報告，得不出可靠的審核結果，因此不能圓滿完成審核任務。所以，每個審核員從當審核員天起，就應重視作好審核記錄，并應不斷努力提高自己的審核記錄水平。那種不重視審核記錄的質量，在考核審核員時，不把審核記錄水平作為重要考核內容等種種輕視審核記錄的做法，都是不利于提高審核水平的。

　　在審核資料的評審過程中會發(fā)現(xiàn)，目前有少數(shù)審核記錄由于審核水平、水平、語文水平。文字書寫水平等諸多原因，明顯地不能滿足要求。這種情況，應引起認證界的足夠重視。

　　分析審核記錄中存在的問題，表現(xiàn)是多種多樣的，無法—一表述，但其中有共性的主要問題可歸納為如下幾個方面：

　　一、記錄內容偏離標準條款要求

　　審核記錄的內容應當是被審核的標準條款要求取證的內容，但是有時發(fā)現(xiàn)記錄內容與審核條款要求有明顯偏離，其原因常常是審核員對標準條款的理解有偏離。

　　例如：過程的監(jiān)視和測量以（8.2.3）的審核記錄，記錄的是產品生產過程中產品過程檢測的內容，明顯表明審核員對標準的理解錯誤，混淆了過程的監(jiān)視和測量（8.2.3）和產品的監(jiān)視和測量（8.2.4）兩條款的區(qū)別。

　　又如：產品實現(xiàn)的策劃（7.1）條款的審核記錄中，只記有“生產任務是按合同由生產科按月下達”等，而沒有明確回答標準要求的四項策劃要求，看不出是否進行了策劃，更看不出策劃是否滿足標準要求。標準規(guī)定8.2.2和8.2.4條款的實施是根據(jù)7.1條款“產品實現(xiàn)的策劃”結果進行的，7.1條款運行不到位，8.2.3和8.2.4條款的審核也缺少依據(jù)，造成重要的審核內容落空。

　　再如：生產和服務提供的控制（7.5.1）的審核記錄，只簡單地繪了一個生產流程圖，而無條款要求的六項內容。一個流程圖不能表明生產過程是否在受控狀態(tài)下進行，不能表明工藝文件是否齊全，設備是否完好，生產過程中的監(jiān)視和測量是否正常進行等各方面的情況。

　　上述記錄無法為認證決定提供依據(jù)，是不符合要求的。

相比GB/T 19001-2008標準（以下簡稱舊版標準），GB/T 19001-2015（征求意見稿，以下簡稱新版標準）更強調以結果為本，質量管理體系應是使用體系的文件化，而不是文件化體系。

新版標準更關注組織輸出的產品和服務的符合性，不再強調《質量手冊》和《程序文件》這類文件形式，而是統(tǒng)一用“形成文件的信息”取而代之。關注“動作”的存在和有效性，關注文件行動化。其中：a)保持形成文件的信息（對應舊版標準中的“文件”），b)保留形成文件的信息（對應舊版標準中的“記錄”）。

GB/T19001-2015在相關條款中有相應的“形成文件的信息”的體現(xiàn)。

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“形成文件的信息”的管理原則

新標準中對于“形成文件的信息”的管理原則在標準中有三處涉及，分別是：

1、總原則

7.5形成文件的信息

7.5.1總則

a)本標準要求（ISO9001：2015）的形成文件的信息；

b)組織確定的為確保質量管理體系有效性所需的形成文件的信息。

此條款是新版標準對形成文件信息的總的要求，首先要形成新版標準要求的形成文件的信息，在組織質量管理體系運行過程中，只具備新版標準要求必須的形成文件的信息的部分可能不能完全保證質量管理體系的有效運行，根據(jù)組織的規(guī)模、活動、過程、產品和服務的要求、過程的復雜程度及其相互作用、人員能力，有些方面還需要形成文件的信息，以保證質量管理體系的有效運行。對于不同的組織，其形成文件的信息的多少與詳略程度可以不同。如：設計院可根據(jù)其組織情況制定設計和開發(fā)的形成文件的信息；大型企業(yè)集團可根據(jù)其組織情況制定詳細的人力資源規(guī)劃和培訓，也可能需要制定各個分公司統(tǒng)一的質量管理制度和生產制度。

7.5.2創(chuàng)新和更新

對形成文件的信息要適當?shù)倪M行：標識和說明（如：標題、日期、作者、索引編號等），以便于識別和檢索；可以采用適宜于組織的格式（如：語言、軟件版本、圖示）和載體（如：紙質、電子格式），適宜的就是最好的，只有滿足了適宜性，才能落實質量管理體系的有效性；評審和批準，以確保適宜性和充分性，獲的形成文件信息的執(zhí)行權。

7.5.3形成文件的信息的控制

主要目的：形成文件的信息在需要的場合和時機均可獲得并適用，進行妥善保護（如：防止失密、不當使用或不完整）。

適用時的控制方法：分發(fā)、訪問、檢索和使用，存儲和防護（包括可讀性），更改控制（如版本控制），保留和處置。[注意：對于保留形成文件的信息（對應舊版標準中的“記錄”）不存在分發(fā)和更改控制的情況]。

來自外部的形成文件的信息，組織應進行適當?shù)淖R別，并予以控制（如：相關法律法規(guī)，國家、行業(yè)、地方、企業(yè)標準，顧客要求等）

2、分原則

4.4.2在必要的范圍和程度上，組織應：

a)保持形成文件的信息以支持過程運行

b)保留確信其過程按策劃進行的形成文件的信息

此條款是對整個質量管理體系及其過程的要求，在整個質量管理體系得運行過程中，組織要形成兩種類型的形成文件的信息：其中：a)保持形成文件的信息（對應舊版標準中的“文件”），b)保留形成文件的信息（對應舊版標準中的“記錄”）。

8.1運行的策劃和控制

為滿足產品和服務提供的要求，并實施第6章所確定的措施，組織應通過以下措施對所需的過程見（4.4）進行策劃、實施和控制。

e)在必要的范圍和程度上，確定并保持、保留形成文件的信息：

1）確信過程已經(jīng)按策劃進行；2)證實產品和服務符合要求。

此條款是質量管理體系的PDCA（策劃—實施—檢查—改進）中，實施部分的PDCA的策劃部分，通過保持、保留形成文件的信息達到：證明過程已經(jīng)按照策劃進行，產品和服務符合要求（如：法律法規(guī)，標準，顧客等方面的要求）

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“形成文件的信息”要求

4.3確定質量管理體系的范圍：組織的質量管理體系范圍應作為形成文件的信息，可獲得并得到保持。

5.5.2溝通質量方針：質量方針應a)作為形成文件的信息，可獲得并保持；

6.2.1組織應保持有關質量目標的形成文件的信息。

7.1.5.1組織應保留適當?shù)男纬晌募男畔ⅲ鳛楸O(jiān)視和測量資源適合其用途的證據(jù)。

7.1.5.2測量設備應：a)對照能溯源到國際或國家標準的測量標準，按照規(guī)定的時間間隔或在使用前進行校準和（或）檢定（驗證），當不存在上述標準時，應保留作為校準或檢定（驗證）依據(jù)的形成文件的信息。

7.2組織應：d)保留適當?shù)男纬晌募男畔ⅲ鳛槿藛T能力的證據(jù)。

8.2.3.2適用時，組織應保留與下列方面有關的形成文件的信息

a)評審的結果

b)產品和服務的新要求。

8.2.4產品和服務的更改：若產品和服務要求發(fā)生更改，組織應確保相關的形成文件的信息得到修改，并確保相關人員知道已更改的要求。

8.3.2設計和開發(fā)策劃：j)證實已經(jīng)滿足設計和開發(fā)要求所需要的形成文件的信息。

8.3.3設計和開輸入：組織應保留有關設計和開發(fā)輸入的形成文件的信息。

8.3.4設計和開發(fā)控制：f)保留這些活動（評審、驗證、確認）的形成文件的信息。